ZZP vervoer: ZZP auto, bestelbus of zakelijk treinabonnement?
Wat je ook kiest: een auto privé of op naam van de zaak, een bestelbus of een zakelijk abonnement met de trein…als ZZP-er is het belangrijk om alles goed te documenteren en registreren. Dit is belangrijk voor de Belastingdienst. Wat je als ZZP-er kiest, hangt namelijk samen met de belastingvoordelen die met de keuze samenhangen. Dit zal hieronder verder toegelicht worden.
Wanneer een ZZP-er uitgaven doet voor de uitoefening van zijn onderneming, zijn deze in het algemeen allemaal aftrekbaar van de fiscale winst. Het gaat dan om de kosten die, binnen redelijke grenzen, nodig zijn voor de uitoefening van de onderneming en de kosten die rechtstreeks op de onderneming betrekking hebben. Dit geldt ook voor de reiskosten die gemaakt moeten worden om je werk als ZZP-er te kunnen uitoefenen.
Een zakelijk OV abonnement voor ZZP-ers
Eén van de mogelijkheden is om als ZZP-er met het openbaar vervoer bij de klant te komen. Voor de ZZP-er heeft de NS nu een kaart ontwikkeld die te gebruiken is voor alle deur-tot-deur diensten die zij aanbieden. Op deze manier worden de reiskosten automatisch op een NS-kaart geregistreerd, waardoor de ZZP-er geen losse bonnetjes meer voor de Belastingdienst hoeft te bewaren. De kaart kan gebruikt worden voor de trein, bus, tram, metro, taxi, OV-fiets, NS scooter of Greenwheels auto.
De tankpas
Kies je er als ZZP-er voor om met de auto te reizen, dan zullen de tankbonnetjes voor de zakelijke ritten bewaard moeten worden. Om dit gemakkelijker te maken, is er nu een tankpas waarmee alle tankbeurten geregistreerd worden. Zo heb je alle tankbeurten netjes op een factuur en hoef je niet meer al die losse bonnetjes te verzamelen. Op deze manier wordt de administratie vereenvoudigd en wordt het terugvorderen van de BTW makkelijker. Verschillende partijen bieden inmiddels een tankpas aan met ieder zijn eigen aanvullende diensten, zoals ANWB, MKB Brandstof en United Consumers.
Een auto privé of zakelijk op naam van de zaak?
Kies je als ZZP-er voor een auto dan moet er nagedacht worden of die auto op naam van de zaak gezet wordt of dat je de auto privé houdt. De Belastingdienst behandelt deze situaties namelijk fiscaal anders waardoor het verschillend kan uitpakken, terwijl je in dezelfde auto rijdt. Beide varianten hebben voor- en nadelen, zodat je het voor jezelf als ZZP-er zal moeten uitrekenen.
Bij het berekenen van welke keuze het voordeligste is, spelen de volgende zaken een rol:
- De cataloguswaarde van de auto.
- Het aantal gereden kilometers (voor het werk, woon-werkverkeer, en privé). Een rittenadministratie is hierbij belangrijk.
- Het tarief voor de inkomstenbelasting.
Omdat het per situatie verschillend is, is het verstandig om dit samen met een boekhouder/accountant uit te rekenen.
De auto privé houden met zakelijk ZZP gebruik
Als de auto privé gehouden wordt, dan mag er een vast bedrag per gereden zakelijke kilometer (nu 0,19 cent) afgetrokken worden van de winst die je maakt. Over dit bedrag hoef je als ZZP-er dus geen belasting meer te betalen. Daarnaast kan de BTW teruggevraagd worden over de kosten met betrekking tot de privé-auto, zoals brandstof, reparatie en onderhoud. Hiervoor moeten wel al deze bonnetjes bewaard worden. De BTW zal niet geheel teruggevraagd mogen worden, maar als gedeelte in verhouding van het aantal zakelijke kilometers op het totaal aantal kilometers. Hoe meer kilometers er zakelijk gereden wordt, hoe meer voordeel je hiermee met een prive-auto hebt.
Om van bovenstaande voordelen gebruik te mogen maken, moet je als ZZP-er wel een rittenadministratie bijhouden, om zo de daadwerkelijk gemaakte zakelijke kilometers te kunnen bewijzen. Dit zal met een gedetailleerde kilometeradministratie moeten gebeuren: datum, ritnummer, beginstand en eindstand van de kilometerteller en vertrek- en eindpunt.
De auto als zakelijk op naam van de zaak zetten
Als je als ZZP-er de auto op naam van de zaak zet, mag je alle kosten die met de auto samenhangen als kosten van de winst aftrekken. Daarnaast mag ook de BTW volledig terug gevraagd worden. Het gaat dan om kosten zoals de aanschafprijs, motorrijtuigenbelasting, verzekeringspremies, APK, brandstofkosten, reparatie en onderhoud, en parkeergeld. Ook kan je afschrijven op de auto.
Als je de auto op naam van de zaak minder dan 500 kilometer per jaar privé gebruikt, dan brengt de Belastingdienst geen bijtelling in rekening. Dit moet dan wel weer met een rittenadministratie bewezen kunnen worden.
Rijd je als ZZP-er meer dan 500 kilometer per jaar privé of wil je geen rittenadministratie bijhouden, dan wordt er door de Belastingdienst een bijtelling vastgesteld, die afhankelijk is van het type auto: 35%, 25%, 20%, 14%, 7%, en 0% afhankelijk van de CO2 uitstoot en de leeftijd van de auto. De bijtelling is een percentage van de cataloguswaarde van de auto en dit bedrag moet dan bij de winst geteld worden. Hierover wordt dan inkomstenbelasting geheven. De bijtelling gaat overigens altijd over de nieuwwaarde van de auto, ongeacht hoe oud deze is.
Worden er weinig zakelijke kilometers gemaakt of gaat het om een duurdere auto dan kan het meestal voordeliger zijn om de auto op naam van de zaak te zetten.
Belangrijk bij de koop van een tweedehands auto
Op internet worden vaak auto’s aangeboden met de extra toevoeging Marge of BTW auto. Als je als particulier een auto koopt zijn deze twee zaken niet van belang. Het heeft geen invloed op de prijs van de auto. Als particulier kan je namelijk geen BTW terugvorderen.
Als je zakelijk een auto koopt zijn deze twee zaken wel van belang. Koop je als ondernemer een auto van een particulier dan is dit automatisch een Marge auto. Je kunt de BTW dan niet terugvorderen. Koop je als ondernemer een auto van een andere ondernemer dan kun je de BTW over deze auto wel terugvorderen. Let er wel op dat deze transactie goed schriftelijk wordt vastgelegd.
Autolease
Een mogelijkheid is ook om een auto te leasen. De fiscale gevolgen hiervan hangen af van de manier van leasen:
Operational lease
Operational Lease is een optie als je een auto alleen wilt huren, zodat je geen grote financiële risico’s loopt. Je wordt geen juridisch of economisch eigenaar van de auto. Bij een operational leaseconstructie werkt de procedure vrijwel hetzelfde als bij auto’s op naam van de zaak: de kosten die je met betrekking tot de auto hebt, kunnen van de winst worden afgetrokken. Een leaseauto hoort echter niet tot het vermogen van uw onderneming, omdat de auto eigendom blijft van de leasemaatschappij. Je hebt als ZZP-er wel kosten, zoals leasetermijnen en brandstof. Maar de verzekering en onderhoudskosten worden meestal door de leasemaatschappij betaalt. Je mag dus alleen de leasetermijnen en brandstofkosten aftrekken van de opbrengsten. Als je de leaseauto privé gebruikt, moet je het privégebruik van de autokosten afhalen. De BTW die de leasemaatschappij in rekening brengt, kan je aftrekken.
Financial lease
Bij een andere vorm van leasen, financial lease, wordt je wel economisch eigenaar en is het eigenlijk een soort lening die je in een bepaald aantal termijnen afbetaalt. Financial Lease is een optie als je uiteindelijk eigenaar wilt worden van een auto of bedrijfsmiddel, maar er niet direct geld voor hebt. De leasemaatschappij schiet dan de aankoopsom van de auto of het bedrijfsmiddel voor. Die betaal je inclusief rente terug in vaste maandelijkse termijnen. Bij Financial Lease kom je in aanmerking voor de investeringsaftrek. Bij deze leasevorm word je immers eigenaar van de auto of het bedrijfsmiddel.
Bestelbus
Als je regelmatig goederen te vervoeren hebt, is het wellicht handig om een bestelauto te kopen. Let daarbij wel op, want niet iedere auto die wordt gebruikt voor vervoer van goederen, is volgens de belastingregels een bestelauto. De bestelauto moet namelijk aan een bepaald aantal voorwaarden voldoen om voor een grijs kenteken in aanmerking te komen. Een grijs kenteken biedt een aantal fiscale voordelen. Zo hoeft er geen BPM afgedragen te worden en wordt automatisch een lager tarief motorrijtuigenbelasting toegepast. Hiervoor moet je als ZZP-er wel minimaal 10% van het totaal aantal kilometers zakelijk gereden hebben. Verder moet de inrichting van de bestelbus zo zijn dat het alleen voor goederen bestemd is. Ben je vrijgesteld van BPM, dan moet je de eerste vijf jaar aan alle voorwaarden en eisen blijven voldoen. Je mag de auto ook niet doorverkopen aan een particulier. Doe je dit toch, of voldoe je niet meer aan de eisen en voorwaarden, dan moet de BPM terugbetaald worden.
